Hoe bewaak je de privacy van een personeelsdossier?

Een personeelsdossier is belangrijk, maar kijk wel uit met de informatie die je erin stopt. Een dergelijk dossier is namelijk privacygevoelig. Sla er geen informatie op die daar niet thuishoort.

Wat mag er in een personeelsdossier?
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft op een rij gezet wat er opgeslagen mag worden in een personeelsdossier:

• Klachten;
• Waarschuwingen;
• Verzuimfrequentie;
• Een kopie van het identiteitsbewijs;
• Het Burgerservicenummer (BSN);
• Persoonlijke werkaantekeningen van de leidinggevende.

Medische gegevens
In principe is het niet toegestaan om medische gegevens in het personeelsdossier op te nemen. Deze gegevens mogen namelijk alleen verwerkt worden door een bedrijfsarts of de arbodienst. Alleen als het direct betrekking heeft op de werkgever mag het vermeld worden in het personeelsdossier. Hieronder valt bijvoorbeeld de verwachte duur van het verzuim en de mate waarin een werknemer arbeidsongeschikt is. Dit mag overigens alleen vastgelegd worden in overleg met de bedrijfsarts of arbodienst.

Rasgegevens
Rasgegevens mogen alleen toegvoegd worden om de werknemer te kunnen identificeren of voor positieve discriminatie. Een voorbeeld van was toegestaan is, zijn toegangspasjes voor het terrein of gebouw. Op deze pasjes staat een pasfoto van de werknemer, wat wordt beschouwd als rasgegeven. Ook voor positieve discriminatie kan het nodig zijn om het geboorteland (of dat van de ouders) op te nemen. Echter mag dit alleen als de werknemer hier geen bezwaar tegen heeft.

Maximaal twee jaar in bewaring
Gegevens uit het personeelsdossier mogen maximaal twee jaar bewaard worden nadat de werknemer uit dienst is gegaan. Daarna moeten ze vernietigd zijn. Echter zijn hier wel uitzonderingen op. Zo mogen de loonbelastingverklaring en een kopie van het identiteitsbewijs vijf jaar bewaard worden, omdat deze vallen onder de fiscale bewaarplicht. Ook als er een arbeidsconflict is of er een rechtszaak loopt, mogen de gegevens langer bewaard worden.

Recht op informatie
De werknemer heeft het recht om zijn eigen personeelsdossier in te zien. Als er fouten in zitten, mogen deze gecorrigeerd worden. Er is correctie mogelijk als bepaalde gegevens feitelijk onjuist of onvolledig zijn, als gegevens niet van belang zijn voor het doel waarvoor ze gebruikt worden of als ze in strijd met een wet worden gebruikt.

Bescherming voor werknemers
Werknemers moeten kunnen vertrouwen op de privacy van hun personeelsdossier. Daarom moeten organisaties passende organisatorische en technische maatregelen moeten nemen om de informatie goed te beschermen. Momenteel is de EU bezig met een nieuwe privacywetgeving (AVG), die ingaat op 25 mei 2018. De AVG vervangt de huidige Wet bescherming persoonsgegevens. Als je deze wet schendt, kunnen de boetes voor de organisatie oplopen tot wel twintig miljoen of vier procent van de jaarlijkse wereldwijde omzet.

Terug naar overzicht